Privacy statement

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Het Pensioenfonds waar uw pensioenregeling is ondergebracht, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Het Pensioenfonds heeft het vermogensbeheer uitbesteed aan NN Investment Partners B.V. (NN IP). NN IP verwerkt uw persoonsgegevens in opdracht van het Pensioenfonds. NN IP is gevestigd te Schenkkade 65, 2595 AS Den Haag, e-mail: info@mijnpensioen.nnip.com, website: https://mijnpensioen.nnip.com
. NN IP maakt onderdeel uit van NN Group N.V.

NN IP doet er alles aan om te garanderen dat de verwerking van uw persoonsgegevens zodanig plaatsvindt dat uw privacy zoveel mogelijk wordt beschermd en gewaarborgd. Wij houden ons aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hieronder vindt u informatie over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.

Wat zijn persoonsgegevens?
Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. U kunt bijvoorbeeld denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens verkrijgen wij van uw Pensioenfonds. Ook is het mogelijk dat wij persoonsgegevens van u ontvangen wanneer u een formulier invult, een brief of e-mail stuurt.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van alle personen met wie wij contact hebben, of die gebruik maken van onze dienstverlening via de deelnemersportal. Het verwerken van persoonsgegevens betekent onder meer het verzamelen, bewaren en gebruiken hiervan.

Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waarvoor?
NN IP verzamelt in elk geval de navolgende persoonlijke gegevens: naam, geslacht, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, Burgerservicenummer (BSN) en financiële gegevens.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor zorgvuldig vastgestelde doelen. Hierna leest u voor welke doelen wij uw persoonsgegevens verwerken:

  • Wij maken gebruik van persoonsgegevens die wij nodig hebben voor de uitvoering van de pensioenregeling van uw Pensioenfonds. Het gaat om gegevens van uzelf zoals uw naam, geslacht, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, BSN en financiële gegevens
  • Wij kunnen telefoongesprekken opnemen voor coaching- en beoordelingsdoeleinden alsmede ter verificatie van en onderzoek naar opdrachten en transacties en in het geval van geschillen.
Van wie krijgen we uw persoonsgegevens?
Wij krijgen het grootste deel van uw persoonsgegevens van het Pensioenfonds. Ook kan het zijn dat wij persoonsgegevens van u krijgen.

Aan wie kunnen we uw persoonsgegevens verstrekken?
We kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan de hieronder genoemde personen, bedrijven en instanties. We doen dat alleen als:
  • Dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst; of
  • We daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben en de verstrekking van uw gegevens daarvoor noodzakelijk is; of
  • Het wettelijk verplicht is om uw gegevens te verstrekken; of
  • U toestemming heeft gegeven.
We verstrekken alleen wanneer wij één van bovengenoemde redenen hebben uw persoonsgegevens aan onderstaande partijen:
  • Onze medewerkers, voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden;
  • Bedrijven waaraan we werkzaamheden uitbesteden (verwerkers). Deze bedrijven werken dan in onze opdracht. Dit betreft bijvoorbeeld IT bedrijven;
  • Uw Pensioenfonds;
  • Aan publieke diensten zoals toezichthouders, politie en aan justitie, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren de persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij de gegevens gebruiken en zo lang als de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. Daarbij hanteren we de volgende regels:

Persoonsgegevens verwerkt door NN IP
Zodra uw Pensioenfonds een overeenkomst met NN IP heeft afgesloten, dan bewaren wij uw persoonsgegevens zolang als nodig gedurende de relatie. Wanneer de relatie wordt beëindigd, dan bewaren wij uw persoonsgegevens in beginsel voor een periode van 7 jaar op grond van wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens verzameld uit telefoongesprekken en e-mails
Opgenomen gesprekken worden opgeslagen voor de duur van 1 jaar na het plaatsvinden van het gesprek. In het geval van een lopend onderzoek of juridische claim dan blijven de persoonsgegevens bewaard, tenzij dit in strijd is met wet- en regelgeving. E-mails worden 7 jaar bewaard.

Gegevens verzameld door middel van cookies
NN IP maakt gebruik van cookies. Een cookie is een korte tekstregel die uw browser op de harde schijf van uw computer opslaat als u een website bezoekt. Wij maken gebruik van functionele en analytische cookies die noodzakelijk zijn om deze site zo goed mogelijk te laten functioneren. Dit kunnen anonieme- dan wel sessie cookies zijn. Anonieme cookies bevatten geen persoonsgegevens zoals een IP adres en zullen na 30 dagen automatisch worden verwijderd. Sessie cookies worden direct na het verlaten van de website verwijderd.

Wij maken eveneens gebruik van niet-functionele cookies. Dit betreft cookies die gebruikt kunnen worden voor interne doeleinden. Uw voorkeur voor het gebruik van deze cookies kunt u ten alle tijden wijzigen. NN IP verzamelt en/of deelt hiervoor de volgende gegevens: de datum en het tijdstip waarop u de website bezoekt, het type browser, de taal van de browser, het IP-adres (Internet Protocol) van de door u gebruikte computer, het aantal hits, bezochte paginas en duur van de gebruikerssessie. Voor wat betreft het delen van informatie zie [Aan wie kunnen we uw persoonsgegevens verstrekken]

Waar bewaren we uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden doorgaans verwerkt binnen de Europese Unie (EU). In sommige gevallen worden persoonsgegevens buiten de EU verwerkt. Ook zijn enkele van onze leveranciers en samenwerkingspartners gevestigd buiten de EU of verlenen deze diensten buiten de EU. De regelgeving in deze landen voorziet niet altijd in eenzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens als de Europese regelgeving. In die gevallen waarborgen we een passend beschermingsniveau door zelf maatregelen te treffen, waaronder het sluiten van overeenkomsten waarin nadere passende waarborgen worden getroffen (zogeheten EU modelcontracten).

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Het waarborgen van uw privacy en het beschermen van uw persoonsgegevens vinden wij erg belangrijk. Daarom heeft NN IP passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen onrechtmatige verwerking.

Uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens
De AVG kent aan u bepaalde rechten toe met betrekking tot de door ons verwerkte persoonsgegevens. U heeft het recht om uw, door ons verwerkte persoonsgegevens op te vragen, aan te passen, te laten verwijderen, het gebruik voor bepaalde doeleinden te beperken, persoonsgegevens over te dragen en bezwaar te maken. Wanneer u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u contact met ons opnemen via info@mijnpensioen.nnip.com.

Recht op inzage
U kunt inzage vragen in de persoonsgegevens die NN IP over u verwerkt. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens NN IP heeft geregistreerd en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt.

Recht op aanpassing
NN IP zet zich in om uw persoonsgegevens juist en actueel te houden.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet juist zijn.* Een verzoek hiertoe zal door NN IP in overleg met het Pensioenfondsworden uitgevoerd.

Recht op verwijdering
U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen als uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt*, niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zijn verwerkt* óf omdat u uw toestemming heeft ingetrokken en NN IP geen andere rechtsgrond meer heeft voor de verwerking. De behandeling van een verzoek hiertoe zal worden afgestemd met het Pensioenfonds.

*In de met * aangegeven gevallen heeft u ook het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit recht heeft u bovendien in het geval u bezwaar maakt tegen de verwerking en uw bezwaar nog bij ons in behandeling is.

Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens
U heeft in bepaalde gevallen het recht om ons te verzoeken de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt digitaal over te dragen aan u en/of een andere dienstverlener. Een dergelijk verzoek zullen wij in overleg met het Pensioenfonds afhandelen.

Recht om vergeten te worden
U heeft het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen. Zolang we de persoonsgegevens nog gebruiken voor de uitvoering van de pensioenregeling van uw Pensioenfonds, nodig hebben op grond van wettelijke verplichtingen en/of in het geval van een potentieel juridisch geschil, kunnen wij niet aan dit verzoek voldoen.

Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens door NN IP als wij uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Wij toetsen uw bezwaar zorgvuldig en staken zo nodig de verwerking. Wij informeren u hier zo spoedig mogelijk over.

Vragen of Klachten?
Wanneer u niet tevreden bent over de verwerking van uw persoonsgegevens of andere vragen heeft met betrekking tot dit privacy beleid of onze manier van gegevensverwerking, dan kunt u contact met ons opnemen via info@mijnpensioen.nnip.com en zoeken wij met u naar een passende oplossing.

Tevens kunt u zich richten tot onze functionaris gegevensbescherming via dpo@nnip.com. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ons privacy beleid kan van tijd tot tijd aangepast worden. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u tijdig informeren. Wij adviseren u om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte blijft van de laatste wijzigingen. Dit privacy statement is op 1 mei 2018 voor het laatst gewijzigd.